Ik ben een communicatiecadeau. En jij?

Heb je wel eens een communicatiecadeau gekregen? Of gegeven? Het valt me opeens op: ik ben een communicatiecadeau. Men geeft mij cadeau aan elkaar. Niet mij als persoon natuurlijk, maar mijn inzet.

In veel organisaties zie je een overkoepelende structuur met daaronder kleinere onderdelen. Dat kunnen inhoudelijke afdelingen zijn (bij een bedrijf), aangesloten bedrijven of organisaties (bij een branchevereniging) of regionale onderdelen (bij een winkelketen of vrijwilligersorganisatie). Vaak zet de centrale organisatie het beleid uit, en beheert zij ook de bijbehorende budgetten. De satellieten hebben daarnaast eigen budgetten. En soms zijn die te klein om zaken goed voor elkaar te krijgen, zaken als goede communicatie.

De organisatie heeft er alle belang bij

Nu bespeur ik een nieuwe tendens: centrale organisaties vinden het belang van communicatie zo groot, dat ze mij inhuren als cadeau aan de organisatieonderdelen. Hebben die misschien moeite om bepaalde belangrijke zaken bij de medewerkers over het voetlicht te brengen? Ze kunnen een beroep op mij doen! De centrale organisatie betaalt, omdat die er alle belang bij heeft dat alle onderdelen goed communiceren. Kunnen ze nog wat enthousiaster gemaakt worden om bepaalde hedendaagse communicatiemiddelen in te zetten? Ik trek als een vertegenwoordiger het land door om de afdelingen te enthousiasmeren en te ondersteunen. Voor hen ben ik gratis, ‘centraal’ betaalt mijn uren.

Doe eens een communicatieadviseur cadeau!

Het is een heel aangename manier van werken, want iedereen is blij. De centrale organisatie bereikt haar doelen, de onderdelen krijgen een cadeautje, en ik ontmoet overal blije gezichten en een hartelijk welkom. Dus ik roep alle organisaties met een dergelijke structuur op: doe eens een communicatieadviseur cadeau!

Wat kan framing betekenen voor communicatie en politiek debat? Leer het van Hans de Bruijn

Hoogleraar bestuurskunde Hans de Bruijn heeft een heel interessant boek over framing geschreven (deze week komt de vierde druk uit): Framing, over de macht van taal in de politiek. Het boek is leerzaam voor politici, maar ook voor wie werkaam is in de communicatie (perscommunicatie, crisiscommunicatie, het ontwerpen van campagnes, etc.).

Ik bespreek het boek globaal, maar raad je aan het te lezen. Ik kan hier niet veel voorbeelden opnemen, en die zijn juist zo verhelderend. Wat ik eruit licht is overigens een persoonlijke keuze, op grond van wat ik zelf voor mijn beroep als communicatieadviseur wil onthouden en met collega’s wil delen. Dit is dus geen recensie of samenvatting!

Een frame schept een eigen werkelijkheid

Een frame is een set associaties die opgeroepen wordt door bepaald taalgebruik. Die associaties beïnvloeden de manier waarop we naar het onderwerp en de zender kijken, en scheppen een eigen werkelijkheid.

Voorbeeld: in 2009 willen de Nederlandse overheid en Shell CO2 opslaan onder een wijk in Barendrecht. Ze bereiden een pilot voor. Wellicht om Engels taalgebruik te vermijden wordt dit goedbedoeld een “proefproject” genoemd. De associatie van bewoners is echter dat zij als proefkonijn worden gebruikt. Zo komt de communicatie per ongeluk in een niet erg productief frame terecht.

Ga ook maar eens na wat voor jou het verschil is tussen: genetisch gemodificeerd voedsel en genetisch gemanipuleerd voedsel, meldpunt en kliklijn, modernisering en reorganisatie, terrorisme en extreem geweld, marktwerking in de zorg en het recht van de patiënt om te kiezen, een werkvoorraad bij de rechtbank en een werkachterstand, een stemming in het parlement winnen en een stemming in het parlement overleven.

Zelf doen

Framing kun je met een beetje aandacht zelf toepassen. Wil je de tegenstander voor je winnen, refereer dan bijvoorbeeld aan zijn waardepatroon. Dit doet bijvoorbeeld Herman Wijffels als hij pleit voor meer aandacht voor alternatieve energiebronnen. Hij gebruikt geen termen rond duurzaamheid, maar juist de terminologie en het waardepatroon van rechts, rond economie, macht en onafhankelijkheid:

Het spel om olie en gas krijgt de komende decennia een wreder karakter. De rol van de markt gaat afnemen. Opkomende economieën gaan, met regeringssteun, een steeds groter beslag leggen op schaarser geworden bronnen. De dreiging van conflicten zal toenemen. Wat heeft Nederland als klein land en zonder noemenswaardige militaire macht in die arena te zoeken? Wat is logischer dan in zo’n situatie zo veel mogelijk energie zelf op te wekken? Lokaal geproduceerd, en groen. Via windenergie, zone-energie en het verbouwen van biomassa. (Onderstrepingen HdB)

Stap niet in andermans frame

Als je door anderen bestookt wordt met een voor jou niet passend frame, ga dat dan niet gewoon ontkennen. Door te zeggen “ik ben helemaal geen boef” (Nixon: I am not a crook)koppel je opnieuw het woord boef aan jouw persoon, en bevestig je indirect dat verband nog eens. Je maakt het vaak alleen maar erger. Men denkt als het ware: oh ja, daar heb je die boef weer, die ook nog glashard ontkent dat hij fout bezig is geweest! Kortom: stap niet in andermans frame.

Construeer liever een nieuw, positief frame: “ik ben nooit bang geweest om risico’s te nemen”. Daarmee zet je jezelf in een nieuw frame, maar indirect ook je opponent, die opeens iemand wordt die een dapper iemand zomaar een boef noemt. Dit is misschien een wat extreem voorbeeld, maar via een heleboel voorbeelden wordt het in het boek steeds duidelijker. Als het CDA wordt beschuldigd van betutteling en bemoeienis met het gezinsleven achter de voordeur kan het zeggen: “Wij blijven niet onverschillig als er vrouwen of kinderen mishandeld worden. Inderdaad, dan grijpen wij liever in.” Degene die van betutteling sprak, is opeens onverschillig.

Onethisch?

Betekent dit nu dat het niet ethisch is om framing te gebruiken? Dat kun je niet zeggen. Ook de ethiek moet de realiteit onder ogen zien. Framing is overal. Je kunt je er niet volledig aan onttrekken. Wel kun je bij bewust gebruik van framing nagaan of je nog wel eerlijk bezig bent en geen onwaarheden vertelt of mensen misleidt. Kijk vooral goed naar de mogelijke gevolgen van je uitingen. Daarnaast moet enig sportief taalspel wel mogelijk zijn.

Handleiding communicatieplan

Hoe maak ik een goed communicatieplan? Om een communicatieplan te maken zijn – vanzelfsprekend – kennis van zaken en ervaring op het gebied van communicatie nodig. Soms zijn die in een organisatie aanwezig, maar ontbreekt enkel nog een goede structuur om die kennis en ervaring vorm te geven. Het risico is dat een verscheidene personen in de organisatie of het project ‘iets’ aan communicatie doen zonder duidelijk gezamenlijk plan. Dat kan werken, maar het kan nog beter.

Structuur

Ik bied hier een structuur aan, bestaand uit een aantal onderdelen die in elkaar grijpen. Als ik een communicatieplan maak, ga ik stap voor stap de onderdelen langs, vul ik in wat ik weet, en zorg ik voor aanvullende informatie en creativiteit. Zo bouw ik langzamerhand een beeld op van de organisatie en haar doelen en wensen, waarna het communicatieplan bijna als vanzelf ontstaat. Is het moeilijk om alle creativiteit uit jezelf te halen, roep dan op een zeker moment een aantal communicatiemedewerkers uit de organisatie bij elkaar elk laat ze met in creatieve sessies het plan verder helpen invullen.

Het onderstaande lijstje onderdelen heb ik in de loop van vele jaren ervaring als communicatieadviseur opgebouwd. Ik vul het nog steeds nu en dan aan. Niet elk onderdeel is altijd noodzakelijk, maar een groot deel zal zeker ingevuld moeten worden. Belangrijk is ook de opbouw van begin naar einde. De volgorde is zeker niet willekeurig. Elke volgende stap baseer je op het voorgaande. Wees kort en bondig, en verval niet in holle frasen en wollig geblaat.

Loopt de volgende zaken na en kom tot een doortimmerd, concreet communicatieplan:

1. Achtergrond (waarom een communicatieplan, waar komt de vraag uit voort?)

2. Definitie communicatie (wat verstaan wij eronder?)

3. Uitgangspunten (wat zijn de uitgangspunten van onze communicatie, bijv. eerlijk, helder, eenvoudig)

4. Doel (dat we met communicatie willen bereiken – kan algemeen zijn of specifiek voor een campagne)

5. Doelgroepen (beschrijf zo specifiek mogelijk bij wie je je doelen wilt bereiken)

6. Meetbare doelstellingen per doelgroep (SMART)

7. Huidige situatie (let wel: de communicatiesituatie)

8. Huidige communicatiemiddelen (geef ook aan hoe, hoe vaak, door wie, voor wie gebruikt)

9. Bedrijfscultuur (MKB: zo goed mogelijk beschrijven, groot bedrijf: laat onderzoeken)

10. Slechtste toekomstscenario (evt. in workshop met communicatiemedewerkers laten beschrijven, zo extreem mogelijk, overdrijf)

11. Beste toekomstscenario (evt. in workshop met communicatiemedewerkers laten beschrijven, zo extreem mogelijk, overdrijf’)

12. Knelpunten (waar kan het misgaan? denk aan het slechtste toekomstscenario, maar wees nu reëel)

13. Kansen (waar kan het goed gaan? denk aan het beste toekomstscenario, maar wees nu reëel)

14. Strategie (toelichting: zie verderop)*

15. Subdoelstellingen en middelen per doelgroep (maak een tabel, denk goed na over het juiste middel bij elk doel en elke doelgroep, grijp niet te snel naar bekende middelen, ga na welke rol sociale media kunnen spelen)

16. Organisatie van de communicatie (taakverdeling, verantwoordelijkheden, opdrachtgeverschap)

17. Strekking en toon van de communicatie (omschrijf die zo nauwkeurig mogelijk, ook belangrijk voor het briefen van uitvoerders)

18. Prioritering (misschien kan niet alles meteen uitgevoerd worden; durf keuzes te maken)

19. Planning (maak een globale planning in weken of maanden, zodat overzicht ontstaat en wat gedaan is afgevinkt kan worden)

20. Monitor en evaluatie (hoe ga je de resultaten volgen en evalueren? ook dat kost tijd en budget, maar is wel belangrijk)

21. Begroting (zet ten slotte op een rij wat dit alles op onderdelen gaat kosten, zodat beslissers op onderdelen kunnen beslissen; maak verbanden zichtbaar)

*De strategie (volgens Betteke van Ruler) is de manier waarop je de communicatiedoelstellingen bereikt bij je doelgroepen met behulp van je boodschap. Zij onderscheidt:

Informering (alleen zenden, doel is informatie bekendmaken)
Het laatste vierkant noemt Van Ruler Informering. Veel Postbus 51 advertenties zijn hiervan een voorbeeld. De zender gebruikt massamedia om de boodschap over te brengen. Je presenteert de feiten en laat de meningsvorming zoveel mogelijk bij de ander.

Dialogisering (zenden en ontvangen, doel is informatie bekendmaken)
Soms wil je in je aanpak vooral in gesprek gaan met je doelgroepen. De overheid doet dat bij inspraakrondes. Een leidinggevende doet dat in werkoverleg. Shell doet dat als het gaat om het overleg met milieubeweging.

Overreding (alleen zenden, doel is beïnvloeden)
Wanneer de nadruk in je communicatie ligt op het beïnvloeden van je doelgroep d.m.v. massacommunicatie is er sprake van Overreding. Veel vormen van reclame vallen hier onder.

Formering (zenden en ontvangen, doel is beïnvloeden)
Ligt de nadruk op het beïnvloeden van je doelgroep met behulp van communicatie die tweerichtingsverkeer toelaat, dan noemt Van Ruler dat Formering. Lobbyen is bijvoorbeeld een aanpak die bij deze basisstrategie voorkomt. Je hebt een mening waarvan je de ander wilt overtuigen en je doet dat middels een dialoog.

Tot slot: blijf altijd flexibel. Een communicatieplan moet niet statisch zijn. Bij tussentijdse bevindingen, bij veranderde omstandigheden: pas je plan aan!

Ik kan helpen: www.JTenP.nl